Responda rápido: Como anda a sua caixa de email? Cheia? Lotada? Socorro??? Se você respondeu uma das opções, não se preocupe, você é mais um que não consegue lidar com a avalanche de emails que recebemos diariamente nas nossas "mailboxes". E, claro, deve estar precisando algumas dicas para Gmail. Gerenciar emails é, sem dúvida nenhuma, uma das tarefas mais difíceis do nosso tempo, sendo o grande vilão dos atrasos de nossas demandas. Felizmente, existem algumas técnicas que ajudam a intensificar o uso dessa ferramenta de comunicação fantástica de forma optimizada e prática. Hoje eu trago 5 dicas que vão ajudar a turbinar o seu GMail. Vamos à elas:

1 - Pra começar, largue mão do gerenciador 'local' de email

gmail

Não estamos nos anos "90/00" quando a Internet era discada e precisávamos de um software para baixar as mensagens, desconectar, responder tudo, conectar novamente e enviar as respostas. Esse tempo já passou, e ainda tem gente que usa email assim. Outlook Express, Eudora, Incredible Mail são alguns dos programas preferidos dessa galera, e eu posso listar inúmeros problemas como falta de mobilidade, necessidade de backup das mensagens e contatos, além de outras questões de uso como achar mensagens de forma rápida, agrupar respostas baseada no assunto (subject) e tantas mais. Chega disso gente! Se você quer REALMENTE mudar a sua relação na gestão de email, largue tudo isso e parta para o Gmail agora!!! Caso contrário pare de ler esse artigo aqui mesmo!!! :D

2 - Gerencie várias contas no GMail

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Se você possui mais de uma conta de email, o GMail também gerencia múltiplas contas de forma bem simples e rápida. Uma vez configurada, não será necessário fazer "logoff" no sistema para enviar e responder mensagens usando uma conta de email secundária. Vá em “Configurações”, selecione “Contas e Importação”, insera os dados do seu e-mail e sega os passos. Insira os dados de SMTP (verifique junto ao seu servidor), no final, você receberá um código de verificação nesse e-mail – basta digitá-lo e concluir a importação. Pronto, você agora poderá receber e enviar mensagens por essa nova conta, só que dentro do Gmail.

3 - Foque no que é realmente importante filtrando mensagens indesejadas

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Baseado no conceito do GTD, (sistematize suas demandas e foque 100% na demanda atual), os filtros ajudam a focar nas mensagens realmente úteis da nossa mailbox. Você pode criar filtros para apagar mensagens, marcá-las como SPAM, definir e encaminhar como determinado rótulo, enfim, as possibilidades são infinitas. Basta criar o filtro e você nunca mais terá que fazer nada sobre aquele tipo de mensagem que filtrou.

4 - Até assinar mensagens é fácil no GMail

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Em 2004, quando o GMail foi criado, um dos argumentos da galera 'offline' em aderir ao webmail do Google era que não dava pra fazer as famosas "assinaturas de email" usando imagens, pois ele só aceitava assinatura em texto, nem HTML rolava. Para ter a sua assinatura bacana baseada em texto e imagens basta usar a extensão Wise Stamp (Apenas para Google Chrome e Firefox). É só instalar e usar a sua criatividade na própria ferramenta. Dá para inserir automaticamente ícones de rede social como Twitter, Facebook entre outras. A minha assinatura tem até um link do último artigo que postei no meu blog. O Wise Stamp importa o feed RSS do blog e insere o link junto dos outros dados da assinatura assim que eu clico em “Criar e-mail”.

5 - Não perca tempo digitando respostas recorrentes

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Eu sempre  recebo pedidos de orçamento no meu email. Apesar de ter um formulário no meu site especificamente para isso, a galera insiste em envia mensagens 'genéricas' do tipo 'só pra ter uma base, quanto custa um site simples com 5 páginas?'. Como eu não posso precificar projetos assim eu tenho sempre que responder dizendo que eu tenho o formulário de briefing online para isso, eu então criei uma resposta personalizada, basta receber, clicar na resposta desejada e pronto, é só enviar. Essa função é especifica do Gmail Labs, e precisa ser habilitada para aparecer disponível. Vá em "Configurações" selecione a aba "Labs" e ache a função "Canned Responses" e pronto, crie as suas respostas personalizadas e envie sempre que precisar.

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No próximo artigo eu vou falar mais funções específicas do Gmail Labs além de outras funções nativas do Gmail, espero que tenham gostado das dicas de hoje. Estão esperando o quê para turbinar esse Gmail? Apliquem essas funções e comentem como foi o aumento da produtividade de vocês nos comentários! Abraços!