Olá leitores, estamos no último artigo de uma série de 3 artigos sobre produtividade usando o Gmail. Conforme o prometido, hoje eu falarei sobre algumas funções do GMail Labs e no final teremos 2 dicas bônus! Vamos à elas:

1 – Insira imagens no corpo do email, não em anexo

Você já tentou enviar aquela foto bacana dos seus filhotes para a vovó e viu que só podia fazer isso anexando o arquivo e teve que desistir porque ela ia achar que era vírus? Não seria mais fácil se a gente pudesse inserir a imagem dentro corpo da mensagem como quem insere uma imagem no Word?

Pois é pensando nessa necessidade é que a feature Labs Inserção de Imagens” (“inserting images” em Inglês) nos ajuda. Basta colocar o cursor do mouse no local da mensagem desejado, e inserir o arquivo.

Mas lembre-se, não vá subir uma imagem mega gigante na mensagem né? Vá pelo menos no Photoshop, ou um editor de imagem de sua preferência e salve um arquivo no tamanho adequado para visualização. 600px de largura já são mais do que suficientes para a vovó ver como os netinhos ficaram lindos vestidos de caipira!

"Inserting images" no Gmail Labs

2 – Marcando vários emails como lido num clique só

Sabia que você pode selecionar várias mensagens na sua caixa de entrada e marcá-las como lida sem a necessidade de visualizá-las? Pois é, isso é legal para fazer com que as mensagens não fiquem em negrito uma vez que você já detectou que eram inúteis só de passar o olho.

Mas aí você pode dizer, “ué, bastava deletar e pronto!” Sim, mas ainda sim as mensagens ficariam em negrito chamando a sua atenção e você teria que acessar a lixeira e deletá-las manualmente. Para evitar essa trabalheira configure a função da feature Labs Botão marcar como lido” (“Mark as Read Button” em Inglês) e economize alguns cliques e seja mais produtivo.

"Mark as Read Button" no GMail Labs

3 – Enviar e arquivar num único clique

Quem sempre achou trabalhoso enviar um email e em seguida marcar ou entrar a mensagem para arquivá-la? Que tal se houvesse um botão chamado “Enviar e Arquivar” (“Send & Archive” em Inglês) para essa função?

"Send & Archive" no GMail Labs

4 – Personalize seus atalhos

No artigo passado eu mostrei uma lista com vários atalhos de teclados para usar no GMail. Mas há uma feature Labs Atalhos de teclado personalizados” (“Custom Keybord Shortcuts” em Inglês) que permite que você possa criar os seus próprios atalhos. Se você era usuário de um outro gerenciador de email e estava acostumado com as teclas, é só configurar os atalhos desejados e usar. Pena que eu não usei essa função antes, eu tive que colar um post-it escrito todos atalhos e decorá-los!

"Custom Keybord Shortcuts" no GMail Labs

5 – Pesquisa em modo “autocompletar”

O Gmail também tem uma função bem similar ao Google Instant para a busca interna de mensagens. Ao digitar o termo desejado no campo de buscas, com essa função o GMail vai sugerindo palavras no modo “Autocompletar pesquisa” (Essa função é nativa se o seu GMail for em Inglês), optimizando o tempo da busca. Configure voe!

Autocompletar pesquisa

Abaixo eu vou falar sobre duas extensões para Google Chrome e Firefox que eu realmente adoro e de longe, são as que eu mais gosto e uso! #fikadika

6 – Agende o envio do seu email (Bônus)

Eu sou designer e gosto de criar no período da noite. Acredito que muitos designers são assim também. Nesse horário o telefone não toca, os vizinhos não perturbam, nem o cachorro late! No entanto, eu trabalho em horário comercial e acostumei os meus clientes a respeitarem o período de 09 às 18h para atendimento.

Quando estou criando, eu trabalho até tarde e às vezes termino uma demanda lá pelas 2 da manhã e aí surge aquela dúvida:

Se eu enviar um email agora e o cliente estiver acordado!
Mando agora e corro o risco dele me dar um feedback rápido e pedir um ajuste, ou vou dormir e amanhã envio?
E se eu esquecer de enviar a mensagem?
E se eu acordar tarde?

Para resolver essa questão instale a extensão “Boomerang for Gmail“. Com ela, basta agendar o dia e hora mensagem que você acabou de escrever, e ela se encarrega de enviar o email, mesmo que você esteja fora do GMail no momento do envio.

7 – Receba um lembrete de feedback num email (Bônus)

Outra situação muito comum no meu trabalho é enviar email para aprovação de peças e em seguida, alguns dias depois eu normalmente preciso enviar outro email cobrando um retorno do cliente. Até aqui nada de mais. A questão complicada é quando eu esqueço de cobrá-lo enviando o segundo email! Em geral a culpa de não pedir o seu retorno acaba sempre recaindo sobre mim.

Para evitar isso eu uso o site Follow up Then que gerencia lembretes usando o email original da primeira cobrança. Dessa forma eu sei exatamente do que se trata, nem precisando escrever o motivo do alerta.

Com esse site dá pra configurar o alerta no dia e horário que quer receber o email. Por exemplo, eu posso enviar um email para o Mauro Amaral falando sobre a pauta dos meus próximos artigos e coloco na cópia oculta o endereço “3days@followupthen.com” e serei avisado com esse mesmo email. Dessa forma eu posso cobrá-lo novamente daqui a três dias e saberei exatamente qual é o assunto pois eu recebo a minha junto.

Bem pessoal, espero que tenham gostado dos artigos sobre produtividade no Gmail, na sequência eu vou falar com ganhar tempo usando o Google Docs. Até lá!

;-D