Não importando a modalidade de alocação que você escolher para fazer isso (em casa, em espaços de co-working), um dos tipos mais clássicos de reunião é através de audioconferência, sobretudo utilizando serviços como Skype, Google Talk, telefones sobre IP, ou até mesmo o seu iPhone, para centralizar todos essas ferramentas.
Uma das principais vantagens em relação a uma ligação, ou até mesmo reunião presencial é o custo. E outra: se você acha que falar através de recursos tecnológicos de ponta é um truque que só o público nerd compreende, saiba que utilizar o Skype para falar com clientes, amigos e família, já é um hábito totalmente disseminado. Ou seja: barreira de entrada junto a cliente próxima a zero. A audioconferência é útil no primeiro contato com seus clientes, para aprofundar o briefing, na reunião remota de equipes de trabalho, em entrevistas para veículos de comunicação e um sem número de atividades. Para ajudar você a se sair bem nesses diferentes momentos, enumero a seguir algumas dicas e boas práticas aprendidas depois de muito suor, tentativa e erro.Dicas para montar uma audioconferência
A primeira coisa a se ter em mente é que diferentes tipos de reunião demandam diferentes tipos de preparação e comportamento.
Primeiro contato comercial: quem tem uma boa página de contato recebe e-mails de futuros clientes. Quem investe em campanhas no Facebook ou Adwords, mais ainda. Portanto, a dica que fica é que você tenha uma pasta em seu computador (ou no serviço de nuvem, como o Dropbox) com tudo pronto para esse momento. A apresentação de credenciais de seu trabalho, um DOC com listas de perguntas básicas que você faz para testar seu cliente. Comportamento: fique no comando, fazendo as perguntas e finalizando com um espaço para o (futuro) cliente dizer a que veio.
Reunião de briefing com o cliente: em algumas vezes este tipo de audioconferência acontece junto com o primeiro. Mas, quando são momentos distintos, requer uma nova preparação e comportamento. Vale ter um modelo de briefing, claro. No entanto, você precisa nesse momento sentir quais são as dúvidas que seu cliente possa ter.
Claro que a principal insegurança será a questão de preço. Regra de ouro: nunca dê o preço na reunião de briefing, ainda mais de forma oral. Peça um dia e envie um documento, uma proposta comercial. Comportamento: seja objetivo nas perguntas e evite emitir opiniões subjetivas demais nesse momento. Concentre-se em entender o tamanho do cliente, sua demanda real e, claro, como é a cadeia de aprovação interna.
Reunião de abertura de projeto com equipe: bem mais informal este tipo de audioconferência requer de você um comportamento de gerente de projeto. Vale a mesma ideia de ter uma pastinha com todos os documentos do projeto à mão, ou compartilhados em soluções como o GoogleDocs.
Uma dica de ouro: mais do que um integrante da equipe, você é o moderador da conversa. Então, encaminhe os assuntos, pode aqueles que não agregarão nada ao projeto. Importante: tenha um roteiro em mãos com os pontos cruciais a serem desenvolvidos e não finalize o papo sem uma lista de tarefas para cada um.
Reunião de aprovação com cliente: é um momento semelhante à coleta de briefing, onde objetividade é fundamental. Contudo, aqui você já tem alguma entrega para apresentar, o que lhe dá, em tese, vantagens de argumentação. Tenha essa argumentação pronta e, se possível, envie uma cópia um dia antes da data marcada. Assim, você ganhará bastante tempo, pois, espera-se, as dúvidas do lado de lá também já estarão em uma listinha. Comportamento: siga seu roteiro com foco no objetivo dessa ação, qual seja, ter seu trabalho aprovado. Evite a todo custo retornos ao briefing, divagações e re-planejamentos. Uma boa dica é abrir a conversa lembrando que o objetivo dessa conversa é absolutamente crucial para a finalização/andamento do projeto.
Preparação do ambiente
Nos quatro cenários descritos acima, a preparação do ambiente do seu lado é fundamental para o sucesso da audioconferência. Entenda essa atividade como algo físico mesmo.- Para eliminar ruídos, tranque o cômodo onde você vai realizar a audioconferência;
- Fontes de som externas que você pode controlar devem ser eliminadas;
- A escolha do horário, quando possível, pode funcionar como um grande aliado. Se o seu home-office fica em uma casa com grande “população”, tente agendar para os momentos mais sossegados;
- Faça um pré-teste antes, com um amigo e pergunte como está a qualidade da gravação.
Aplicativos e serviços para audioconferência
Você até aqui já teve dicas de como conduzir uma audioconferências e de como preparar o ambiente para que ela transcorra sem atropelos. Mas, sem a ferramenta certa, a magia não acontece. Abaixo, algumas sugestões:
Skype: o mais indicado para a tarefa. Há alguns meses atrás rolou um problema em função do término de seu serviço de assinatura para o Brasil, logo contornado. Hoje funciona assim: para falar de Skype para Skype, você não paga nada e pode fazer audioconferências com quantas pessoas quiser. Para ligar para outros números ou ter o seu próprio número Skype, ou ainda fazer videoconferências em grupo (em breve um artigo sobre isso), paga uma mensalidade.
Google Talk: se você tem uma conta no Google, o acesso ao serviços já está garantido. Seja pela rede Google+, seja pelo Gmail ou pelo software você pode falar entre usuários sem problemas. Ligações externas ao serviços, ou seja, feita do GTalk para telefones e vice-versa ainda são bem enroladas.
Instant messengers: também funcionam para esse tipo de atividade. Contudo, fica a dica: são tão poluídos e tão carregados de propaganda e SPAM que acabam dando uma impressão meio amadora à sua audioconferência.
Audacity e Skype recorders: Não é que sua audioconferência fica prejudicada sem a ajuda dessas ferramentas, mas é sempre uma boa gravar a conversa para consultas posteriores. Não se esqueça de pedir permissão à outra parte!
E os equipamentos para a audioconferência?
Olhe aí mais uma vez em sua lista: você aprendeu a se comportar de acordo com a situação, preparou seu ambiente para iniciar sua audioconferência e... espera aí.... que equipamento utilizar nesse momento?
Existem algumas variações no “setup” que devem ser observadas. Para facilitar elas estão ordenadas logo abaixo por preço e, claro, qualidade final.
Webcam com microfone e caixas de som: ao comprar um desktop simples, ou então um notebook padrão de mercado, esta solução já vem pronta. Você pode, literalmente, ligar um notebook da DELL e, com o Skype instalado, iniciar sua audioconferência em minutos. Prós: quase gratuita e sem necessidade de instalação. Contras: vazamento de som, qualidade baixa. Headset simples: com pouco mais de R$ 30 você consegue comprar um headset de qualidade média, que dará conta de 90% de suas audioconferências. Eles funcionam com pinos de 8mm para áudio e vídeo ou então com conexão USB. Esta segunda é preferível pois elimina ruídos de indução provocados por cabos comuns. São melhores também para gravações amadoras, por este mesmo motivo. Headset profissional: aqui você já começa a investir um pouco mais, alto em torno de R$300. Você ganha qualidade de som ao ouvir, já que são maiores e também no falar, com microfones de maior sensibilidade. Dê preferência à marcas conhecidas e também, à saída USB Fones (monitores) + Microfone de alta sensibilidade: esta opção é mais indicada para quem pretende gravar o resultado da conversa, seja para podcasts ou entrevistas junto a veículos de comunicação. A alta sensibilidade do microfone, contudo, requer um cuidado maior com o ambiente, já que vazamentos de som serão amplificados. Nota importante para Smartphones e Tablets: você encontra Skype e outros serviços disponíveis em Apps para os principais sistemas operacionais móveis do mercado. Se na prática eles agregam simplicidade e um lado “cool” à sua audioconferência, saiba que você conta com algumas limitações técnicas, ok? Se fosse para classificar, diria que ficam ali entre o tipo 2 e 3 que acabamos de citar aí em cima.
