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Domine a arte de enviar orçamentos e cobrar retorno dos clientes

por Cristiano Santos

Mais um vídeo tutorial ensinando a usar a extensão Right InBox for GMail para enviar, rastrear e fazer lembrete de e-mail.


Outro dia um amigo meu chegou no chat e me perguntou:

Cristiano, eu enviei uma proposta de orçamento para um cliente tem dois dias e estou na dúvida se já passo enviar um e-mail perguntando pra ele se gostou da proposta e tal. O que você acha?

Quem me conhece sabe que eu sempre respondo uma pergunta com outra pergunta, e disparei pra ele:

Você saber se ele já viu o seu e-mail?” – “Ué, como assim?” Perguntou o meu amigo usando vários pontos de interrogação no chat. Eu expliquei pra ele o meu ponto de vista e assim que terminamos a conversa eu percebi que podia trazer esse conteúdo para a pauta do Carreira Solo. E claro que hoje vai rolar um vídeo tutorial pra ajudar. Vamos lá!

Nada de gastar cartucho à toa

Uma das dicas que dei para o meu amigo foi de rastreamento de e-mail. Nada daquela antiga função do famigerado Outlook Express chamada “Confirmação de e-mail“. Estou falando de saber quando o usuário ABRE o e-mail mesmo. O volume de mensagens que recebemos hoje em dia é gigante, e é muito comum o cliente nem chegar no seu e-mail antes da nossa cobrança.

Eu mesmo em cinco anos de freelancer já liguei para muitos clientes com aquele famoso papo “oi tudo bem senhor cliente? Tô ligando pra saber se o senhor viu o meu e-mail com a proposta pro seu site!?” Quantas vezes eu fiz isso e o cliente nem tinha visto o meu e-mail eu perdi a conta! Quando isso acontece, parece que estamos desesperados pelo contrato. E por mais que estejamos, é sempre muito ruim comercialmente falando, pois perdemos um pouco o poder de barganha, e o cliente percebe e vai usar contra você na hora de negociar o contrato.

Como o meu amigo usa Gmail, o que eu sugeri para ele foi usar uma extensão de browser chamada Right inbox for Gmail. Com ela, além de ser possível rastrear uma mensagem e saber exatamente a hora em que o contato abriu o seu e-mail, também dá pra agendar envio, além de ser lembrado sobre um envio de e-mail futuro. Pareceu complicado? Eu explico melhor usando os exemplos abaixo.

Right inbox for Gmail

Right inbox for Gmail

Rastreando o recebimento do e-mail

Tudo nessa extensão é bem simples. Basta compor uma nova mensagem que aparecerá um botão chamado “Track” no cabeçalho da mensagem. Marque essa opção e o botão mudará para a cor verde. Dessa forma, imediatamente após o seu contato abrir a mensagem, você receberá um aviso e poderá se programar quando vai cobrar o retorno com o cliente.

Nesse botão há outras opções como “notificar se abriu no mesmo navegador“, “notificar se abriu no mesmo IP” e “notificar se abriu em vários IPs“. Ajuste conforme a necessidade ok!

Evite o famoso envio de e-mail no fim de expediente na sexta-feira

Já que eu dei a dica do rastreamento para o meu amigo, aproveitei e falei sobre todas as funções da extensão e claro comecei pelo agendamento de e-mail. Falei que é muito comum separarmos a demanda de trabalho com a demanda de criar propostas. É outra “vibe“, requer atenção e muito foco. Por isso, costumo deixar pro fim do dia dar atenção para isso. Mas aí sempre pintou o problema do subtítulo acima, que é enviar um e-mail fora do horário comercial ou num fim de semana. Por isso agendar o envio é fundamental.

Da mesma forma como a função de rastreamento, essa outra “feature” é bem simples. Crie um novo e-mail, faça a sua proposta e clique no botão “Send Later” e escolha uma das opções disponíveis no menu, ou se preferir, escolha uma data e horário específico e clique no botão “Schedule”. A sua mensagem ficará na área de rascunhos e será enviada apenas no dia e horário agendado. De qualquer maneira, você poderá editar a mensagem sempre que quiser, inclusive, reagendá-la.

Agende um lembrete e cobre na hora certa!

Já que você quer entrar em contato depois com o cliente sobre a proposta que enviou, nada melhor do que agendar um lembrete para você. Funciona assim: você escreve a proposta para o seu cliente, clica no botão “Remind Me” (o botão muda para a cor laranja), escolhe a data que quer ser lembrado, e você receberá essa mesma mensagem na data configurada, e saberá do que se trata, e então poderá cobrar o retorno do seu cliente.

Sobre o tempo entre o envio e o retorno, isso varia conforme o tipo de cliente e só é possível saber com experiência. Períodos entre 2 dias e 1 semana podem ser considerados adequados para certos tipos de empresas, porém para outras, pode ser curto. Portanto, bom senso é sempre bem-vindo!

Mas, como tudo na vida são flores…

Claro que uma extensão tão boa e útil como essa não ia ser de graça, ou pelo menos quase de graça né!? Há 3 opções de planos, sendo que a conta Free possui uma limitação bem bacana que raramente eu ultrapasso no meu uso mensal. Mas mesmo assim, os preços são bem convidativos e vale muito a pena investir nesses recursos caso a sua necessidade seja uma pouco maior que a definida na conta Free.

Bônus

Assim como eu fiz com o meu amigo no fim da nossa conversa, segue a lista de pequenas coisas para você colar no seu monitor e olhar antes de enviar o seu orçamento por e-mail:

  • Envie orçamentos no horário comercial e nos dias de semana;
  • Analise o melhor horário para fazer o envio. Tente enviar no mesmo horário em que ele enviou o pedido de orçamento;
  • Não demonstre ansiedade no retorno, pois denota desespero;
  • Pense na “conversão”. Seja objetivo no e-mail…
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…mas como se faz um e-mail de proposta bem objetivo é assunto para um outro artigo! Até lá!

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Cristiano Santos

Cristiano Santos

Designer Web

Designer web especializado na criação de sites em WordPress baseados em negócios. Palestrante de GTD (Getting things Done), WordPress e Presença online além de colaborador do Carreira Solo.

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10 Responses to “Domine a arte de enviar orçamentos e cobrar retorno dos clientes”

  1. mauro_amaral says:

    Cristiano,
    Muito legal essa dupla artigo + tutorial em vídeo. Acredito que nossos leitores agora vão se acostumar, viu?

  2. Fala Cristiano. Gostei da idéia, já estou usando a versão free para enviar algumas cobranças hehehe!

    Forte abraço!

    • @cristianoweb says:

      Legal Daniel. Depois conte pra gente a sua experiência!
      Abraços!

  3. Valber Jr says:

    Aquela função do outlook realmente, mais atrapalhava do que ajudava. Excelente dica a sua Cristiano, já estou usando e tá quebrando um…, quer dizer “derrubando uma árvore”, hehehe.

    • @cristianoweb says:

      Valber, a dica é simples e poderosa.
      Fico feliz que tenha gostado!

  4. Taich says:

    O que mais marca em todo esse novo processo proposto pelo careirasolo é poder sentir que hoje em dia, muitas pessoas estão realmente dando as mãos, umas as outras, ajudando todo mundo a crescer e remodelar o velho mundo capitalista, formatado para a novidade, onde todos nós possamos viver melhor! Mais satisfeitos e consequentemente com mais possibilidades de sucesso! Parabéns pela iniciativa, cara! Muito bom! Arrasou!

  5. Dica e tutorial excelentes! O recurso de rastrear o recebimento é algo que vinha procurando faz tempo. Vai me facilitar bastante.

  6. Edu says:

    não existe nenhum tipo de configuração no microsoft outlook? no caso eu teria q deixar de usar e-mail do dominio (seusite@seusite.com.br) para contatos com cliente e começar a usar uma conta free do gmail? não é ruim isso?

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