Artigo com dicas de como fazer uma boa reunião de prospecção.
Recentemente o freelancer Vinícius Alves entrou em contato comigo por email querendo saber algumas dicas sobre reunião de prospecção. Ele teria uma reunião dias depois e queria estar por dentro do que fazer para não perder tempo e claro, fechar negócio. Respondi o seu email e fiquei pensando que essa dúvida é bastante comum no mercado e resolvi trazer esse conteúdo para vocês. Vamos lá:Planeje tudo ANTES da reunião acontecer
Confirme a reunião um dia antes por email, de preferência pela manhã. Caso o cliente não retorne a sua mensagem até o período da tarde, ligue para ele e se certifique da data, horário, endereço, telefones e principalmente o contexto da reunião. Tente fazer um resumo do que será abordado e quem mais participará. Verifique o status da bateria do smartphone e do notebook na para não ficar na mão no meio da reunião e passar vexame!Fazendo o dever de casa
Sempre estude o conteúdo da pauta da reunião antes. Decore tudo para não gaguejar na hora. Dessa forma o cliente terá certeza de que você é um profissional que sabe o que está falando. Já no caso de reuniões de prospecção, estude o site (se houver) e o mercado do cliente. Faça anotações de possíveis ajustes, potenciais e diferenciais e tenha as respostas na ponta da língua.
Pontualidade britânica!
Saia cedo do escritório. Leve em consideração o trânsito da sua cidade, e nada de sair em cima da hora. Agende para que não haja outros compromissos com horários apertados que possam atrapalhar quando algum imprevisto acontecer. Seja pontual, mesmo que o cliente atrase. Aliás, ele geralmente atrasa! Mas relaxe, é assim mesmo!
Começando bem a reunião
Desligue o telefone ANTES de entrar na sala de reunião. Dê atenção total ao cliente enquanto estiver com ele, deixe para ver quem ligou ou enviou uma mensagem DEPOIS da reunião. Tenha sempre a mão o seu cartão de vista e dê um ao seu cliente antes de começar a falar.Abra BEM os ouvidos
Deixe o cliente dizer o que deseja com o projeto. Ouça-o atentamente e faça todas as anotações necessárias. Vale papel, caderno, bloco de notas, softwares (Evernote de preferência!!!) ou gravador de voz. Essas informações serão fundamentais para a criação de um projeto bem alinhado com o desejo do cliente.
Mostre que você sabe o que o cliente está falando
Se levar notebook (tablet, ou até mesmo smartphone), tente lembrar de alguma referência quando o cliente estiver falando sobre uma função específica para ele perceber que você sabe o que ele quer. Dê preferência em contratar um serviço de 3G para não depender do Wi-fi da empresa. Caso contrário, peça gentilmente a senha de acesso antes mesmo de começar a conversa para dar tempo de configurar a conexão e testar se está tudo ok.Resumindo tudo no final
Faça um resumo do que foi conversado. Certifique-se com o cliente que você entendeu a sua necessidade. Caso haja alguma inconsistência na informação corrija a anotação na hora para não correr o risco de esquecer.Antes de encerrar o papo
Fale um pouco sobre a sua metodologia de trabalho, tente mostrar ao cliente como você atua, fale dos prazos e tudo que dependerá do cliente para que a produção não seja prejudicada. Não deixe o cliente com dúvidas NUNCA.
