M   Além dos briefings, jobs e calls, quem também marca presença no dia a dia das agências de publicidade é a cobrança – a sua e a dos outros em relação a você. Você nunca se fez nenhuma das perguntas abaixo?

Qual projeto faço primeiro?

Tarefas não oficiais contribuem, e muito, para a falta de produtividade. Aqueles projetos que caem do céu diretamente na mesa dos seus colaboradores, cuja procedência você mal sabe qual é ~ mas o prazo é pra ontem ~ vêm para somar na lista de tarefas importantes da sua equipe. Um simples e fácil começo para otimizar tempo, é distinguir as tarefas importantes das tarefas urgentes. Eisenhower, ex-presidente dos EUA, afirmava que o importante é raramente urgente e o urgente, raramente importante. Estamos condicionados a realizar aquilo que nos dá retorno imediato, ao invés de executar tarefas mais importantes como interpretar briefings detalhadamente ou detalhar projetos, por exemplo.

Por onde andam minhas tarefas?

Projetos mais complexos, em que várias áreas estão envolvidas e muitas tarefas são feitas por muitas pessoas, geralmente resultam em caos dentro da agência, pois informações e arquivos importantes acabam se perdendo. Agendar inúmeras reuniões ou discutir decisões importantes por e-mail pode não ser o melhor caminho para gerenciar esses conflitos. Em situações assim, é bom ter uma espécie de dossiê, de modo a concentrar todas as informações e históricos, em um só lugar, como um software de gestão de tarefas, por exemplo. Um bom exemplo é o Runrun.it, uma ferramenta de gestão que configura permissões para delegar e receber tarefas, permite anexar arquivos às tarefas e produz relatórios de produtividade e performance dos projetos. E é grátis para até 5 usuários.

Qual o status dos meus projetos?

É preciso uma organização eficaz, como um plano de gerenciamento do cronograma, capaz de administrar o status de suas tarefas, considerando a data de entrega final do projeto. Um projeto é composto por várias fases: -  Em andamento; -  Concluído; -  Pendente; -  Por fazer. - aguardando Aprovação, entre outros Ao longo do tempo, se esses estágios não estão sendo devidamente demarcados em cada tarefa, as coisas vão se acumular e você não terá noção de como anda seu cronograma. Gostou das dicas? Você pode encontrar muito mais no novo e-book do Runrun.it: Dicas de gestão para sua agência produzir mais. Depois conte pra gente o que achou via comentário.