1001 maneiras de ganhar tempo com Evernote

“Lembre-se de tudo”.

Esse é a frase que nos deparamos quando entramos no site do Evernote e resume bem o que eu penso sobre a ferramenta. Qualquer anotação, ou referência que precisarmos lembrar ou acessar depois, o Evernote está aí pra ajudar e cumpre muito bem esse papel. Pode ser texto, links, e-mails, fotos, e pasmem, até áudio dá pra guardar por lá.

Quem me apresentou a ferramenta foi o amigo Roney Belhassof que sempre fez suas anotações em reuniões e eventos, mesmo sem wi-fi ou 3G. Curioso, eu conversei um pouco com ele sobre o funcionamento do programa e como sempre ele me explicou de forma bem simples e clara de como extrair ao máximo do aplicativo e hoje eu trago pra vocês:

Apresentando, Evernote

O princípio básico é escrever e depois consultar, editar e arquivar qualquer anotação que você quiser. Isso é bacana, principalmente quando se está na rua longe do computador, uma vez que o Evernote é multiplataforma e possui aplicativos local, web e mobile, e tudo sincronizado de forma perfeita!

Só para vocês entenderem, antes de eu usar o Evernote, eu fazia as minhas anotações num bloquinho que eu sempre carregava comigo na minha mochila. Nele, eu sempre que via algum outdoor com uma ideia bacana, eu rabiscava e às vezes fazia até comentários e desenhos. Quando estava em reunião eu fazia o mesmo, escrevia qualquer informação que fosse útil para conferir depois.

Mas o problema era justamente esse. O DEPOIS! Passar todos esses textos para o meio digital era um saco! Nunca tinha paciência, e em geral postergava, o que me obrigava a acessar sempre o bloquinho em busca de alguma referência quando estava trabalhando num projeto. Ou seja, um processo mega manual.

Migrando as anotações do manual para o digital

Mesmo com inúmeras vantagens, reconheço que migrar para o processo digital de anotar não é tão fácil assim. É um bocado difícil olhar o software lá paradão e sem nenhuma informação esperando você “populá-lo”! Mas é para isso que eu estou aqui 😀

Vamos lá para algumas dicas iniciais:

• Antes de mais nada, comece devagar. Pense nas funções mais básicas de anotações e crie algums categorias (blocos de notas). Pode ser algo como “Links”, “Referências”, “Importante”, “Pesquisa”, entre outras. Com o passar do tempo você vai se adaptando à ferramenta e criando novas funções.
• Tenha o hábito de colocar marcadores em cada anotação. Elas se parecem com as famosas tags dos blogs. Isso ajuda muito a achar rapidamente um conteúdo quando você tiver muitas anotações.
• Da mesma forma como os artigos de blogs, coloque bons títulos nas anotações. Isso poupa tempo quando estamos numa lista procurando um conteúdo. Com isso, basta olhar rapidamente e já teremos uma ideia do que se trata a anotação sem a necessidade de abri-la.
• Configure a periodicidade de sincronia para a cada hora, menos que isso é exagero pra quem está começando.
• E se você não é muito versado em Inglês, ajuste a ferramenta para o idioma Português.´E mais fácil, vai por mim!

Como eu uso o Evernote hoje

Depois de um tempo eu realmente me adaptei a ferramentea e hoje posso dizer que o Evernote é o meu software padrão para anotações, sejam elas em textos ou imagens, só não consegui com áudio porque o meu iPod é da 2ª geração e eu não tenho microfone, mas tenho certeza que se esse problema for resolvido eu imagino fazer comentários dentro do ônibus sobre qualquer coisa que eu pensar e quiser armazenar para usar depois.

Vamos ver como eu atuo com o Evernote:

• Planejamento e pauta de reuniões – Essa foi a primeira função que me adaptei, tenho o hábito de criar a pauta do que será falado na reunião separando os tópicos, inserindo links de sites, telas e lista de assuntos importantes que preciso falar com o cliente. Organizo tudo por grupos de parágrafos e no fim eu digito em tempo real na reunião tudo que ficou definido com o cliente. Leio tudo para ele e se houver wi-fi, envio a pauta na hora para o cliente e participantes da reunião por e-mail clicando em “compartilhar / Enviar por e-mail”.
• Informações úteis do cliente – Números de telefones, nomes de funcionários, briefing do projeto, são detalhes que precisamos checar constantemente e fica muito massante procurar nos e-mails. Dessa forma eu criei um bloco de nota “Documentos de Clientes” insiro esse conteúdo e acho facilmente esses dados ganhando um enorme tempo. A grande vantagem é que como todas as plataformas são sincronizadas, basta eu usar o meu iPod, por exemplo, e terei acesso a essas informações.
• Referências e links – Eu faço leitura diária de Feeds RSS em 2 ou 3 horários por dia. Muitas vezes, quando eu preciso me ausentar no escritório e não posso voltar para ler detalhadamente um artigo que marquei com “estrela” no Google Reader, eu envio a postagem para o Evernote e posso ler no iPod enquanto estou no ônibus e ainda sim fazer anotações junto do artigo!
• Reviews técnicos de interfaces/layouts – Eu sou designer e por natureza tenho o costume de analisar layouts de sites, principalmente quando estou em desenvolvimento de novos projetos fazendo pesquisa do mercado de clientes. Quando isso acontece, basta fazer um “screenshot” do site e salvá-lo como nota e escrever todos os detalhes positivos e negativos junto da imagem.

Indo um pouco mais fundo com Evernote

Agora, se você já é usuário Evernote e quer incrementar ainda mais a experiência de uso com a ferramenta, eu recomendo assinar o Blog do site. Lá você vai encontrar dicas e notícias importante da empresa. Você encontra o conteúdo em português, bem como no Twitter também!

Outra dica que eu dou é experimentar os aplicativos do Baú do Evernote (acho esse nome sensacional!!!). Nele você encontra vários aplicativos da todas as plataformas para ampliar ainda mais experiência de uso como por exemplo a extensão do Google Chrome, Clearly, que permite ler artigos de blogs sem nenhuma distração visual do layout do site. Assista o vídeo abaixo do comportamento que fiz no meu blog.

E vocês, como usam o Evernote para serem produtivos?

Compartilhem com a gente a experiência de uso de vocês. Vamos criar um banco de dicas bem legal nos comentários ampliando o conhecimento da comunidade Carreira Solo. Relatem usos individuais que os ajudaram a serem mais produtivos na vida de freelancers de vocês!