Quer você queira, quer não, sua atividade, embora realizada 80% do tempo entre você e seus pensamentos, é fruto de um trabalho colaborativo que envolve muito mais do que apenas uma pessoa.

Assim, você não conseguirá escapar por muito tempo das famosas reuniões. Já li pesquisas que indicam que funcionários do mundo corporativo gastam até 50% do seu tempo em reuniões. Não que cheguemos a tanto, não é isso. Mas, por projeto, pelo menos 20% do tempo, da sua hora, você empregará nestes intermináveis, e por vezes proveitosos, encontros.

Até aí, tudo ok. A grande ciência está em sacar em QUAL TIPO de reunião você está. Na minha curtíssima experiência pude agrupá-las em 4 grandes vertentes, para as quais utilizei dois critérios de ordenação: participantes e grau de complexidade, da mais simples à mais complexa de todas, perfazendo assim: você e sua equipe, você e seu cliente, você e a produtora e, por último ( o horror…o horror…) você, a produtora e o cliente.

Até aí, tudo ok. A grande ciência está em sacar em QUAL TIPO de reunião você está. Na minha curtíssima experiência pude agrupá-las em 4 grandes vertentes, para as quais utilizei dois critérios de ordenação: participantes e grau de complexidade, da mais simples à mais complexa de todas, perfazendo assim: você e sua equipe, você e seu cliente, você e a produtora e, por último ( o horror…o horror…) você, a produtora e o cliente.

1. Você e sua equipe.

Pode ser na sua casa, num home-office, ou numa estação de trabalho dessas que você aluga por hora, eu prefiro aquelas que se fazem num agradável café, com, por exemplo, o da Livraria da Travessa no Centro do Rio de Janeiro, com pessoas inteligentes e um jazzinho rolando ao fundo. Uma vez reunido com aqueles que, normalmente, acabam virando seus melhores amigos, o papo rola solto. Estando na posição de agregador ou simplesmente fazendo parte do time, o importante, depois de detonados os pães de queijo, é não perder o foco. Como já disse: é acertando o foco que você sai bem na foto.

Sempre que possível é importante otimizar o tempo, ir com um planinho de ação preparado, distribuir as tarefas de forma clara e estabelecer uns “próximos passos” assim que terminar a reunião. Se for o caso de fechar um orçamento, faça-o ali às claras, explique a questão do preço das horas, de taxas extras para cliente mais detalhista, estas coisas. A reunião inicial com a equipe é fundamental para a saúde do projeto.

As reuniões posteriores, já no calor do trabalho, prefira-as repartir em grupos de interesse, de forma a valorizar o tempo de todos. Faça a reunião com o pessoal criativo (redatores, designers, fotógrados etc) em separado do pessoal de tecnologia ( programadores, analistas, flasheiros etc), não porque eles não se biquem, mas porque ficam mais à vontade em falar de seus próprios assuntos.

2. Você e o cliente.

Aí o caldo pode começar a entornar. Ponha apenas três coisas em sua cabeça: você é uma empresa, você é uma empresa e você é uma empresa. Bom-humor sempre, seriedade, mais ainda. Evite comentários jocosos com a concorrência, não deixe rebaixar o valor de seu trabalho e, nas vezes em que você for procurado, cobre uma taxa extra pela lembrança. Não exagere nos comentários elogiosos sobre você mesmo e REGRA DE OURO: indique sempre colegas para formar a equipe. Você não tem noção de quantos futuros trabalhos uma simples indicação pode trazer para você, digo, para sua empresa.

E mais. Se você acha que basta levar um notebook debaixo do braço para impressionar, mude de ocupação. É preciso chegar pronto, não só o discurso mas com material personalizado, papéis timbrados, propostas bem escritas e com seu logo. A diferença que isso faz salta aos olhos. Já trabalhei com designers que levam um cd sem capa, com o nome do arquivo escrito em pilot. Já trabalhei com outros que preparam não só um capa alusiva ao projeto, como cópias impressas, com descrição técnica e defesa do layout. Qual dos dois você acha que ganhou mais pelo projeto e outros projetos depois? Qual deles será que indiquei para um próximo projeto, ainda maior, que durou 1 ano com despesas pagas?

3. Você e a produtora

É o famoso caso de quarterização. Além dos pontos anteriores, uma vez que você estará apresentando-se para um cliente que tem outro cliente, lembre-se que muitas vezes ocorrem agendas paralelas e você terá a informação já com dois filtros: o que o cliente acha que precisa e o que a produtora acha que o cliente achou que precisava. Para quem trabalha com conteúdo, por exemplo o meu caso, isso pode ser mortal.

Estabeleça, ou tente entender, regras claras de participação, escopo, prazo, remuneração mínima, entre outros. Leve um contratinho modelo para ser firmado entre você e a produtora de forma a não cair em casos de escopo fantasma.

Nem tudo é medo, no entanto. Faça excelentes amigos, aproveite para compartilhar informações e partilhar do ambiente de trabalho tradicional, do qual você não está fazendo parte. Troque informações com profissionais da sua área e de outras, oxigene seu cérebro e ainda almoce em grupo, o que é excelente para realizar novos contatos e conhecer restaurantes diferentes.

4. Você, a produtora e o cliente

É sem dúvida uma das situações mais complexas em toda carreirasolo de um Profissional Freelancer, graças a um costume muuuito em voga, principalmente entre as produtoras/consultorias maiores: não informar ao cliente que você não pertence aos quadros tradicionais da empresa. Saia justíssima, meus amigos. Já ouvi questões do tipo: “Mas se vocês estão em São Paulo, como eles dois ( no caso eu, redator e Loba_mah, Arquiteta de Informação, ambos morando no Rio e por isso mesmos escolhidos) ficarão este período aqui desenvolvendo este trabalho? O contrato não previa despesa com viagem…” ou ainda: “Ué? Seu e-mail é da UOL? Você não tem um e-mail lá na produtora não?”

E não pára por aí. Este tipo de modelo de trabalho é perfeito para gerar agendas paralelas e ruídos na informação, por exemplo. Prazos que ficam cada vez mais curtos e irreais, contanto com as etapas de aprovação. Aliás, outra questão: EVITE A TODO CUSTO que a aprovação seja em duas etapas: na produtora e no cliente. A insegurança do primeiro além de atravancar seu trabalho, gera insegurança do segundo e, quando você der por si, estará trabalhando em dois projetos paralelos, com dois aprovadores e nenhuma conclusão aparente.

Voltando a reunião, se você conseguir passar por este bloqueio inicial: postura frente ao cliente e insegurança da produtora, você deu um grande salto para atenuar a tensão de um encontro destes. Outra coisa que pode ajudar: reduzir o número de pessoas presentes. Reuniões com 15 pessoas não são para trabalhar, são para perder tempo.

E perder tempo, é perder outro projeto.