Manter trabalho organizado e ganhar tempo para ter maior qualidade de vida são duas razões. Conheça outras, a teoria, prática e dicas de apps para automatizar seus processos no home-office

A automatização de processos é muito importante para manter o trabalho do freelancer organizado, correto e muito mais eficiente.

E nada melhor do que essa opção para você aumentar a produtividade e poder dar foco ao que é essencial para a sobrevivência do seu negócio: a prospecção de clientes e as entregas estratégicas e inteligentes das demandas.

Assim você não precisa gastar as limitadas horas do seu dia estruturando toda a parte burocrática do trabalho. Lembre-se de que ganha por hora e, portanto, quanto mais tempo dedicar às tarefas que envolvem as entregas, mais dinheiro vai ganhar.

É exatamente aí que entra a automatização de processos!

Quer saber mais sobre ela? Então leia os tópicos a seguir.

Como fazer a automatização de processos?

Você precisa realizar algumas etapas para a automatização de processos. Confira!

Faça um mapeamento

O primeiro passo é mapear os seus processos atuais. Dessa forma você terá uma visão ampla de toda a sua demanda e poderá entender exatamente o que pode ser automatizado.

Aproveite para analisar muito bem essas tarefas e assim compreender o que deve permanecer e o que pode ser eliminado, como atividades em duplicidade ou que não agregam valor.

Você vai perceber que tem diversas planilhas de controle desnecessárias, além de tarefas manuais e arquivos físicos que podem sair completamente da sua rotina.

É isso aí! A automatização de processos vai centralizar os seus controles, eliminar arquivos físicos e também tarefas manuais desnecessárias.

Desenvolva processos eficientes

Depois de identificar os problemas, é chegada a hora de desenvolver processos mais eficientes.

Elimine fragilidades, desperdícios, atrasos e falhas, pensando sempre na lógica, no sequenciamento, nos gatilhos, no fluxo ideal de informações e nos checklists.

Depois, procure por ferramentas que possam te ajudar a organizar essas tarefas.

Nesse artigo darei algumas dicas bem legais. Fique por aqui!

Mantenha sempre o foco no cliente

Isso significa que por mais que a automatização de processos envolva o seu bem estar profissional, é essencial que mantenha o foco no cliente.

Você está fazendo isso por ele. A ideia é pensar no quanto o seu trabalho se tornará ágil e eficiente, garantindo entregas mais rápidas para os clientes atuais, além da prospecção de novos, incluindo aqueles que não podia atender antes da automatização.

A qualidade do seu atendimento e da sua entrega será melhor e você poderá pensar em novos produtos, mais robustos e de maior valor agregado, para oferecer para os clientes que já trabalham com você. Isso é essencial para a fidelização, muito interessante também no universo do freelancer.

Essa estratégia faz, inclusive, com que minimize dores de cabeça com falta de pagamento, diferenças de opiniões e de formas de trabalho, entre outros aborrecimentos que um cliente desconhecido pode causar.

Além disso, quando você já conhece o cliente, o seu trabalho flui com maior rapidez porque já sabe a forma de abordá-lo, como ele quer a entrega da tarefa, os prazos combinados, entre outras facilidades.

É claro que, como já mencionei, prospectar novos clientes é também muito interessante, mas é importante que faça uma análise do seu contexto e identifique se chegou a hora de oferecer jobs mais robustos. Isso é essencial para o seu aprendizado e crescimento profissional.

Faça um monitoramento

Ao fazer a automatização de processos, é essencial que realize um monitoramento constante.

Avalie os resultados e os impactos gerados por meio de indicadores de desempenho e de checklists. Isso vai ajudar a confirmar os avanços e localizar os pontos a serem melhorados.

Ferramentas de automatização de processos

Existem algumas ferramentas gratuitas e outras pagas que podem te auxiliar na realização da automatização de processos.

Conheça algumas!

Freelancer Doc Box

Esse material é um dos mais completos para o freelancer.

Trata-se de uma caixa online com 8 documentos que vão estruturar o seu fluxo de caixa, o cálculo da hora de trabalho, a organização de pastas e as planilhas de pauta semanal, de cadastro de clientes e de follow up.

Ele conta também com um modelo de proposta comercial e de contrato de prestação de serviços para que o seu trabalho fique ainda mais profissional.

Apesar de pago, o valor é bem simbólico considerando tudo que a ferramenta oferece.

Google Drive

Totalmente gratuita, essa ferramenta organiza as suas demandas e permite que faça compartilhamentos com os clientes.

Ela ainda protege os arquivos de serem perdidos caso tenha um problema mais grave com o seu computador.

Google Agenda

A ferramenta gratuita de agenda eletrônica virtual ajuda na organização de todos os seus compromissos.

É possível fazer o compartilhamento, além de convidar clientes para reuniões e eventos.

Toggle

Também gratuito, esse aplicativo permite medir as atividades diárias, segmentando cada tarefa de acordo com o respectivo projeto e cliente.

É um gerenciador de tarefas que inclusive ajuda o freela a ter uma noção de quanto tempo gasta em cada uma.

Fica muito mais fácil, por exemplo, fechar um orçamento com maior precisão.

Trello

Gratuito, o Trello é um gerenciador completo de tarefas, que estrutura os seus projetos, as suas ideias e muito mais!

Você pode concentrar ali os roteiros de trabalho e incluir inclusive as demandas de uma equipe de freelancers que trabalhe com você.

Ele faz o acompanhamento e o lembrete das tarefas e permite que marque aquelas que já concluiu.

Gostou de saber mais sobre a automatização de processos no trabalho de freelancer?

E você, tem automatizado os seus? Deixe os comentários aqui!