Em um mundo onde as nuvens não têm fronteiras, ou melhor, são a fronteira final, é cada vez mais comum utilizarmos aplicativos completos para editar, compartilhar e avaliar documentos ao redor de nossos projetos. A intenção deste post, contudo, não é apresentar algo revolucionário e sim apresentar cinco passos mais ou menos consecutivos que podem transformar seu Gmail em uma ferramenta de produtividade. Juliet Creative Commons License photo credit: hatwoman

1. Utilize o inglês como idioma de sua interface

Tudo o que se lança de novo em termos de serviços do Google, obviamente, ocorre primeiro em inglês. Daí você pergunta: "Você está pedindo para que eu traia minha pátria?". Claro que não, bocó. O inglés é um idioma naturalmente global, como já foi o Grego e o Francês. Portanto, guarde aí o manifesto comunista que você achou no armário do seu avô e siga em frente. Mail Settings > Language > English.

2. Adicione calendário incorporado à interface

O Google Calendar tem propriedades bem interessantes. Se você não o conhecia, eu espero, vai lá. [Sobe música de elevador...]. E aí, gostou? Então, fique atento: adicione uma janelinha para o Google Calendar direto em seu Gmail. Isso vai facilitar um bocado na hora de, ao telefone, responder sobre como anda sua agenda. A integração com o calendário do iPhone é perfeita! Mail Settings > Lab > Google Calendar gadget > Enable

3. Tenha respostas prontas (canned responses) para projetos com grandes equipes

Este é fundamental. Mais da metade do tempo que você perde ao montar equipes e gerenciá-las corresponde a e-mails. Para gerenciar alguns projetos de produção de conteúdo em grande volume, centralizo a parte conceitual dos projetos em documentos do Google Docs e crio rotinas de envio de emails, pré-formatados para fazer o follow up. Dá um pouco de trabalho pensar em um formato que seja simpático e customizável a cada envio mas, muma vez feito isso, você vira um ninja. Mail Settings > Lab >Canned Response > Enable

4. Tenha múltiplas assinaturas

Para quem tem mais de uma conta sendo jogada para o Gmail (eu tenho 8!), vale criar assinaturas diferentes para cada uma delas. Assim, você não soa arrogante quando quer ser íntimo, nem desleixado quando precisa ser formal. Só faz sentido quando você tem mais de uma conta associada ao Gmail, claro! Mail Settings > General > Signature

5. Revise tudo antes de enviar

Trabalhando com uma quantidade maior de presets é normal você errar. Não apagar uma linha de uma reposta programada, enviar um e-mail com uma assinatura errada e por aí vai. Por isso, revise e releia tudo antes de enviar, ok?

Conclusão

É claro que cada um tem suas ferramentas preferidas, ou gadgets que fazem mais sentido em sua atividade profissional. Procurei relatar aqui os que eu uso diariamente como forma de acelerar meu ritmo produtivo. Tem mais ideias? Comente aí!