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Teoricamente, podemos definir comunicação interna como uma série de ferramentas utilizadas para promover a interação e a troca de informação entre a empresa e seus funcionários. As ferramentas podem variar de um cartaz parabenizando os aniversariantes do mês à foto do colaborador de maior destaque no período, passando por um programa de tv com o mais alto executivo da instituição transmitido no refeitório da fábrica.

Como em qualquer relação interpessoal a forma tem grande importância, mas o conteúdo é decisivo.

É clichê, todo mundo já sabe, alguns discordam, mas é preciso repetir: a primeira impressão… pode minar as chances de uma nova tentativa. Por indicação você pode comprar um livro com capa esquisita, ouvir o cd de uma banda com nome impronunciável e até ir ao cinema com o amigo excêntrico da sua irmã, mas é preciso uma dose a mais de coragem para encarar tudo isso sem o selo “eu recomendo”.

Não podemos esquecer de um conceito básico: sua informação só será transmitida se existir alguém do outro lado. Sem receptor não há valor para a mensagem. Então, ao criar o layout (seja newsletter, boletim ou cartaz) esteja atento ao tipo de público e reúna argumentos sólidos para defender sua criação junto ao cliente. Neste caso, elaborar um projeto que agrade à diretoria da empresa pode não surtir efeito na prática. O produto para comunicação interna deve gerar empatia no seu público-alvo: os profissionais da entidade. Em suma, a forma deve despertar o desejo de experimentar o conteúdo, sem precisar de recomendações.

Após delinear o formato…

O foco da comunicação interna é a motivação. Toda instituição é formada por pessoas e o modo como estas pessoas se relacionam com o cliente, os parceiros de trabalho e os fornecedores pode ser decisivo. Já li muitos artigos de especialistas em RH sobre a importância de sorrir ao atender o telefone. Parece piada, mas, pasmem, funciona. O bom atendimento pode ‘desarmar’ seu interlocutor e ser fundamental na resolução de um problema. Em alguns casos, sociabilidade, educação e simpatia podem gerar mais retorno que conhecimento técnico. A comunicação interna deve transmitir esse conceito aos profissionais. Todos devem estar comprometidos com os objetivos da empresa.

Como faço isso?

Levando em conta que você já segmentou o público, delineou um projeto gráfico adequado a este grupo e percebeu que o foco da comunicação interna é a motivação falta “apenas” escolher o conteúdo.

O tipo de veículo, o público-alvo e a filosofia da empresa serão fundamentais para determinar o que será abordado. Como são raras as instituições com capital suficiente para investir em house organs mais corpulentos, em geral, o espaço é tão curto quanto o tempo do leitor, portanto, a linguagem deve ser objetiva, clara e concisa.

Em empresas com ambiente mais descontraído vale criar tirinhas com uma mascote superando obstáculos comuns a rotina dos funcionários. É de bom tom parabenizar os aniversariantes do mês, os novos contratados e informar os colaboradores desvinculados da entidade. Dicas de cursos e eventos nas áreas de atividade do servidor, desde que estejam dentro dos respectivos orçamentos, também são interessantes. O conteúdo apresentado está ligado diretamente a filosofia da instituição, necessidades do público-alvo, objetivos da comunicação interna e, claro, da sua criatividade.

E o principal: a equipe não pode figurar de “marido traído”. Se há algum lançamento para ser feito; se a empresa ganhou uma licitação; vendeu uma filial; esta sendo acusada de fraude; ou comprou uma concorrente é imprescindível que o grupo seja informado de imediato, com uma versão oficial da diretoria mesmo que, para isso, seja necessária uma edição extraordinária. Ao ler a notícia na grande imprensa o funcionário já informado se sentirá parte daquela vitória e, se o caso for de derrota, a versão oficial no órgão da instituição trará a confiança de que aquilo que foi dito é a verdade, independente do que a mídia divulgar.

Também é importante salientar que todo trabalho em prol do relacionamento funcionário-empresa só terá resultado se estiver aliado ao real investimento da instituição em sua equipe. Exemplificando: não adianta reclamar que as atendentes comem na recepção se não há intervalo para o lanche…

Medidas simples às vezes geram tanto retorno quanto grandes investimentos. O profissional deve estar integrado a empresa, reconhecendo a importância do trabalho que desenvolve e, acima de tudo, percebendo o reconhecimento da entidade por sua atuação. O comprometimento, de ambas as partes, é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa.

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